Kargacık burgacık içi dolu turşucuk. Bilmecenin cevabı şimendifer. Şimendifer Fransızca’dan dilimize geçmiş bir sözcük. Demir yolu anlamına gelir. Online ekip yönetmek demiryolu inşaatı ve işletmeciliği gibidir. Bir demiryolu döşemek, üzerinde trenlerin gidip geleceği, fazla iniş ve çıkışları ve çok keskin kavisleri olmayan bir ya da birçok raylardan kurulu bir yol inşa etmektir. Buna göre, bir demiryolunun yapımı, çok iyi incelenmiş bir güzergâhta, toprak kaldırma ve doldurma çalışmalarını, köprüler kurup tüneller açmayı ve ayrıca, balastların döşenmesi ve trafiğe gerekli birçok tesisatın yerleştirilmesi ile ilgili başka tesviye işlerini kapsamına alır.

Online ekip yönetiminde koordinasyonu ve iletişimi sağlayan kişiyi yoracak çok fazla krizler yoktur. Yüz yüze iletişim olmadığı için ekibin her bir üyesinin temel amacı verilen iş planına göre sınırları aşmadan işi bitirmektir. Bitirici sonuçlar almak için iyi incelenmiş ve düşünülmüş bir sisteme ihtiyaç vardır. Ekip üyelerinin bu sisteme ayak uydurabilmesi için tüm yöntem ve yolları tesviye etmen gerekir.

Ses tonun, tutumun ve vücut dilin

Kulağa oldukça hoş gelen ifadeler. Fakat eğer yönetmen gereken ekip online ise hepsini bir kenara koy. Kişisel gelişim kitapları içerisinde ballandırarak anlatılan konuların büyük çoğunluğu işe yaramaz hale geliyor. İşte böyle durumlarda online ekibini en iyi şekilde yönetmen, işletmen, web siten, projen için disiplin ortamı oluşturman kaçınılmaz oluyor. Online ekibin ve her bir üyesinin başarısını zirveye taşımana yardımcı olacak 10 cevizi kırıp yemende fayda var.

1. Herkesin kendine saygı duymasını sağlayın

Ekibin kaç kişi olduğu ya da ne kadar işle uğraştığı önemli değil. Çoğu zaman insanların en büyük yanılgılarından birisi rütbeler ve unvanlar olur. Normal çalışan bir ekip üyene “Artık sen Editörsün” dediğinde ve o rütbeyi gösterecek gereklilikleri sağladığında, kişinin çok daha büyük bir azim ile çalıştığını görebileceksin. Nitekim bu şekilde unvanlar kişilerin kendi özsaygısının artmasına yardımcı olur. Tabii bunlara ek olarak üyelerin kendi unvanlarını birbiri ile paylaşmaya olanak sağlamak da ekstra bir seçenek olacaktır.

2. Suç atmayı değil çözüm odaklı olmayı öğretin

Ekibin başında yer alan kişi her zaman için performanstan sorumludur. Günümüzde devlet yönetimlerinde bile durum böyle değil midir? Başarı da nasıl en baştaki adam kutlanırsa başarısızlıkta da yine en baştaki adam eleştirilir. Ekibin üyelerine birbirini suçlamayı değil çözüme odaklanan kişiler olmayı öğretin. Grup toplantısı ve beyin fırtınaları yapmak bu cevizi kırmana yardımcı olabilir.

3. İlişkilerini sağlam tutmayı unutma

Sadece ekip ile ilişkin değil aynı zamanda ekibin kendi arasındaki ilişkide çok önemlidir. Bu durum da direkt olarak elde edilecek verimi etkiler. Dolayısıyla siz basit yoldan aranızdaki ilişkinin neden harika olması gerektiğini ve birbirine güvenin projelerden nasıl büyük bir başarı sağlayacağını anlatan konuşmalar yapın.

4. Her şey iş değildir fakat işi her şey etkileyebilir

Ekibin üyeleri ile aranda her şey sadece bir iş ağından ibaret olmasın. Eğer imkanın varsa ekiple dışarıda bir etkinlik düzenleyebilir, ay aşırı yüz yüze yapabileceğin aktivitelerden faydalanabilirsin. Ekip üyeleri arasındaki güveni arttıracağı gibi kişilerin bir biri arasındaki bağı da sağlamlaştıracaktır. Bu tür toplantılarda sadece ekip ile olan bağın değil, ayrıca ekinin üyelerinin birbiri ile olan bağlantısı da önemlidir. Bu pürüzü düzeltebilmek için ise bu tür aktiviteler bir ekip için kaçınılmazdır. Unutmayın ki her şey iş değildir fakat her şey işi etkileyebilir.

5. Dinlemeyi öğrenin

Muhakkak senin de zamanında patronuna söylemek istediğin binlerce şey aklında vardı fakat bunların büyük bir çoğunluğunu dile getiremedin. Peki, bu konu hakkında fırsat sunulmuş olsaydı? Muhtemelen bu fırsat sana sunulmadı. Fakat bu demek değildir ki aynısını yapman gerekir. Haftalık, günlük olarak ekip üyelerinin işlerinin son durumu hakkında bireysel bir konuşma gerçekleştir. İşin her ne kadar profesyoneli olsan da dinlemeyi bilen taraf olduğunu kanıtla, çok bilen taraf olduğunu değil. Böylece hem çok daha parlak fikirler duyabilecek hem de ekip üyelerinin her türlü zor durumda iletişim kurabiliyor olmasını sağlayacaksın.

6. Nasıl olmasını istiyorsan öyle konuş

Gerçekten başarı olan ekiplerin genelinin grup toplantılarında başarıya dair konuşmalar yapılır ve başarısızlıkların nasıl birer başarıya dönüştürülebileceği konuşulur. Eğer ekibin performansından daima emin olup, bunu tekrar tekrar iletişim ağındaki kişilere belirtin. Ekibin büyük işler çıkartacağından emin ol ve bu işlere inandığını dile getir. Böylece ekip üyeleri arkalarında destekçi olduğunun farkında olacaktır ve motivasyonları direkt olarak artacaktır.

7. Sert tutum her zaman kazandırmaz

Apple gibi ekiplerin başındaki birçok adamın Steve Jobs kadar sert ve ağır tutumlar sergilediğini düşünüyorsan eğer büyük bir yanılgıdasın demektir. Üyelerin düşüncelerini dinlemeyi öğrenin. Proje gidişatının dinlenmesinde önemli rolü vardır. Üyelere karşı suçlayıcı ve ağır tavırlar sergilemeyin.

Nitekim böyle tavırlar herkes üzerinde işe yaramaz ve eğer gerçekten çok yüklü bir ücret almıyorlar ise insanlar kısa süre içerisinde istifa etmeyi veya kendine daha iyi bir ekip aramayı düşünebilirler. Siz ekibinizi en iyi şekilde yönetmeye odaklanan Steve Jobs gibi ağır tavırlara değil. Nitekim bu ağır tavırlar artık günümüzde bir çok ekibi kaybetmeye yöneltiyor.

8. Sıcak gelişmeleri paylaşın

Bir ekibin büyük bir başarı elde edebilmesi için genellikle büyük bir iletişim ağına sahip olması gerekir. Ekibin seni arayabileceği saatler içerisinde olabildiğince müsait olmaya çalış. Hatta gün aşırı arayıp hallerini hatırlarını sormak projelerin işleyişi öğrenmek ekstradan fayda sağlayabilir. Ayrıca WhatsApp grubu, Facebook veya Skype grubu gibi ekibin üyeleri ile sıcak görüşlerini ve gelişmeleri paylaşabileceğin bir kanal oluştur. Böylece hem ekip üyelerinin ulaşılabilirliği artacak hem de kişiler arası iletişim eş zamanlı olacak. Online bir ekibi yönetiyorsan çoğu zaman yalnızca e-posta ile idare etmemek faydalı olabilir.

9. Projeleri veya işleri ciddiye alın

Projene başlamadan önce o proje hakkında bir sistem oluşturmayı dene. Genellikle başlanan projelere önce bir beyin fırtınası yapmak ardından proje için özel bir isim veya logo ayarlamak oldukça güzel bir seçenek olabilir. Tabii bu oluşturduğun ismin, logonun havada kalmaması gerekiyor. Proje ile ilgili çalışmalarda sürekli olarak bu ismin kullanılmasına, dokümanların üzerinde logonun yer almasına dikkat edin. Bu sistem oturduğu taktirde insanların işini çok daha ciddiye aldıklarını kısa süre içerisinde gözlemleyebilirsin.

10. Planlama ve planlama, işte bütün mesele bu

Projelerin konusunun ne olduğunun hiçbir önemi yok. Zihnin “planlama” odaklı olmalı. Her yapacağın iş için önceden araştırma yap, işin terminolojisini düşün ve en doğru planı yapmayı alışkanlık haline getir.

Planların her zaman yerinde ve doğru olacak diye bir şey yok. Fakat düşünülerek uygulanmış planlarda yaşanan hatalar daha masum kabul edilebilir. Kurtarma payı da yüksektir. Planlamak kadar önemli bir şey daha varsa o da yedek planlama yapabilmektir. Daima asıl planın yanı sıra bir B planı edinin. Böylece işin içerisinde aksilik çıksa bile B planı ile projeni krize girmekten kurtarırsın.